Aprimoramentos no Processo de Compras | 142023 | Resulth Business e ComprasCs
1. CONTEXTO
O processo de compras do Resulth estava fragmentado: as etapas de Solicitação, Cotação e Ordem de Compra não tinham integração direta entre si, não havia controle de aprovação por valor, e não existia rastreabilidade de quem participou de cada etapa.
Esta versão entrega um conjunto de melhorias que unifica e padroniza o fluxo de compras de ponta a ponta, com rastreabilidade completa, controle de alçada e configurações flexíveis por empresa e por fornecedor.
2. COMO FUNCIONA O NOVO PROCESSO DE COMPRAS
O fluxo de compras passa a seguir a sequência abaixo, com todas as etapas conectadas e rastreadas:
|
1 Solicitação Criada pelo requisitante |
2 Autorização Solicitação é autorizada |
3 Cotação Importada da solicitação |
4 Aprovação Validada por alçada |
5 Ordem de Compra Gerada pela cotação aprovada |
6 Recebimento Registrado e auditado |
Cada etapa é vinculada automaticamente à anterior, e todas aparecem no Relatório de Auditoria do Fluxo de Compras, permitindo identificar rapidamente quem solicitou, autorizou, cotou, aprovou, comprou e recebeu determinado processo.
3. O QUE MUDOU
Rastreabilidade completa: o vínculo entre solicitação, cotação e OC é mantido automaticamente. Isso permite identificar rapidamente quem solicitou, aprovou, cotou, comprou e recebeu em qualquer processo.
Botão “Importar Solicitações”: disponível na Abertura de Cotação e na Manutenção de OC’s. Elimina a necessidade de redigitar produtos, preservando automaticamente o vínculo entre os documentos.
Parâmetro de obrigatoriedade de cotação: quando ativado, impede OC manual, exigindo origem via cotação aprovada.
Exceção por fornecedor: fornecedores com negociações fechadas por período recebem uma data limite para OC sem cotação.
Controle de alçada: cada usuário tem um limite de valor para aprovar cotações. Acima do limite, o status fica Aprovação pendente.
Tela de cotações pendentes: o aprovador visualiza e seleciona as cotações aguardando sua validação.
Relatório de Auditoria do Fluxo de Compras: novo relatório consolidado com todos os usuários envolvidos em cada etapa.
Disponibilização no Business: solicitação de compra, cadastro de requisitantes, setores e autorização passam a estar acessíveis também pelo módulo Business.
4. BOTÃO “IMPORTAR SOLICITAÇÕES”
O botão Importar Solicitações foi adicionado na Abertura de Cotação e na Manutenção de OC’s. A importação elimina a necessidade de cadastrar novamente os produtos da solicitação, preservando automaticamente o vínculo entre os documentos do processo. Após importar, recomenda-se conferir os produtos e quantidades antes de prosseguir com a Cotação ou Ordem de Compra.
Botão Importar Solicitações na Abertura de Cotação.
A tela de importação contém:
Elemento |
Descrição |
Filtros |
Data da requisição (inicial/final), Requisitante e Setor. |
Grid |
Exibe Nº da solicitação, Data, Requisitante, Setor e Status. Seleção de 1 registro por vez. |
Regra |
Apenas solicitações com status AUTORIZADA podem ser selecionadas. As demais aparecem apenas para consulta. |
Botões |
Importar, Limpar e Sair. |
Tela de importação de solicitações.
5. PARÂMETRO: OBRIGATORIEDADE DE COTAÇÃO PARA OC
Caminho: Configurações>Compras>Aba OC's |
O novo parâmetro Solicitar Cotação na abertura de ordem de compra (Checkbox, default: desmarcado) controla se OC's podem ser criadas manualmente ou apenas via cotação aprovada.
Parâmetro Solicitar Cotação na abertura de Ordem de Compra.
Estado |
Comportamento |
☐ Desmarcado |
OC pode ser criada manualmente. Comportamento padrão. |
☑ Marcado |
OC manual é bloqueada. Apenas OC’s originadas de uma cotação aprovada são permitidas. Exceções podem ser configuradas por fornecedor (ver seção 6). |
6. EXCEÇÃO POR FORNECEDOR
O campo Permitir realizar ordem de compra sem cotação até no Cadastro de Fornecedores permite definir uma data limite para fornecedores com negociações fechadas por período. Campo só visível quando o parâmetro “Solicitar Cotação na abertura de ordem de compra” estiver ativo.
Campo de data limite no Cadastro de Fornecedores.
Condição |
Resultado |
Data ≥ data atual (válida) |
✔ OC sem cotação permitida para este fornecedor. |
Data < data atual (expirada) |
❌ OC manual bloqueada. Cotação obrigatória. |
7. CONTROLE DE ALÇADA POR VALOR DE COTAÇÃO
Cada usuário comprador tem um campo Valor máximo para aprovar cotações configurado em seu cadastro. Quando o valor da cotação supera esse limite, ela recebe automaticamente o status Aprovação pendente e fica bloqueada para gerar OC ou previsão financeira até que um superior com alçada suficiente realize a aprovação.
Campo Valor máximo para aprovar cotações no Cadastro de Usuários.
7.1 Fluxo de aprovação
O comportamento varia conforme o valor da cotação versus o limite do usuário:
Situação |
O que acontece |
Valor da cotação ≤ limite do usuário |
Cotação pode ser aprovada normalmente pelo próprio usuário. |
Valor da cotação > limite do usuário |
Status muda para Aprovação pendente. Não é possível gerar OC nem previsão de contas a pagar sem aprovação de superior. |
Limite = 0 (zero) |
O usuário não possui alçada para aprovar cotações. Qualquer cotação requer aprovação de superior. |
O fluxo de aprovação funciona da seguinte forma:
Finalizar Cotação |
|
Valor ≤ alçada do usuário? ↓ |
SIM → Cotação APROVADA |
NÃO → Status: Aprovação Pendente |
|
Aguardando superior com alçada suficiente ↓ |
Superior aprova com senha |
Gerar OC / Previsão Financeira |
7.2 Tela de cotações pendentes
Ao clicar em Consultar cotações pendentes no Relatório Final das Cotações, o aprovador seleciona a cotação desejada e confirma com senha de alçada. O sistema valida se o limite do aprovador é suficiente para a cotação selecionada.
Tela de Cotações Pendentes aguardando aprovação.
⚠ |
Salvar sem aprovar é possível, mas com restrições O sistema permite salvar o relatório final de cotação mesmo com status Aprovação pendente. Porém, enquanto não aprovada, não é possível gerar Ordem de Compra nem previsão de contas a pagar. A aprovação de um superior com alçada suficiente é obrigatória para avançar no fluxo. |
8. RELATÓRIO DE AUDITORIA DO FLUXO DE COMPRAS
Tela de filtros do Relatório de Auditoria com os campos Filial, Período e Setor.
Filtros disponíveis: Filial (múltipla seleção), Período (data inicial e final baseado na data da OC) e Setor.
O relatório exibe para cada processo:
Número e data da Requisição
Número e data da Ordem de Compra
Usuário que fez a requisição
Usuário que aprovou a requisição
Usuário que realizou a cotação
Usuário(s) que aprovaram a cotação (pode haver múltiplos)
Usuário que realizou o recebimento
Relatório de Auditoria do Fluxo de Compras com os usuários envolvidos em cada etapa.
O relatório permite acompanhar todo o histórico do processo de compras em uma única consulta, facilitando auditorias internas, identificação de responsáveis e rastreamento das etapas executadas. Exportação para Excel disponível.
9. DISPONIBILIZAÇÃO NO MÓDULO BUSINESS
As funcionalidades que até então estavam disponíveis apenas no módulo ComprasCs passam a estar acessíveis também pelo módulo Business, mantendo o mesmo comportamento já existente:
Funcionalidade |
Onde acessar no Business |
Solicitação de Compra |
Business > Compras > Solicitações de Compra |
Cadastro de Requisitantes |
Business > Cadastros > Requisitantes |
Cadastro de Setores |
Business > Cadastros > Setores |
Autorização de Solicitação |
Business > Compras > Autorização de Solicitações |
10. IMPACTO PARA QUEM JÁ UTILIZA COMPRAS
Clientes que não desejarem utilizar o novo fluxo podem manter o parâmetro Solicitar Cotação na abertura de Ordem de Compra desmarcado e o campo Valor máximo para aprovar cotações com valor zero, preservando exatamente o comportamento existente. Nenhuma alteração é aplicada automaticamente.
ℹ |
Seu processo não mudou automaticamente As novas funcionalidades são desabilitadas por padrão e só entram em funcionamento quando os novos parâmetros são configurados. Caso contrário, o sistema continua operando exatamente como antes. |
11. BOAS PRÁTICAS E OBSERVAÇÕES OPERACIONAIS
Após importar uma solicitação: confira os produtos e quantidades antes de prosseguir com a Cotação ou OC.
Configure o limite de alçada antes de usar: se o campo Valor máximo para aprovar cotações não for configurado (zero), o usuário não terá alçada para aprovar cotação alguma.
Validade das exceções por fornecedor: monitore a data limite. Após expirar, OC’s manuais serão bloqueadas automaticamente para aquele fornecedor.
Múltiplos aprovadores: o Relatório de Auditoria registra todos os usuários que participaram da aprovação.
12. REGRAS IMPORTANTES
⚠ Regras Importantes |
• Apenas solicitações AUTORIZADAS podem ser importadas para Cotação ou OC. |
• O vínculo entre Solicitação, Cotação e OC é criado e mantido automaticamente. |
• Cotações acima da alçada do usuário ficam com status Aprovação Pendente. |
• Enquanto não aprovada, a cotação não gera OC nem previsão financeira. |
• O Relatório de Auditoria consolida todo o histórico do processo em uma única consulta. |
13. RESUMO DAS MELHORIAS
Com esta atualização, o processo de compras passa a oferecer:
Integração entre Solicitação, Cotação e Ordem de Compra.
Importação automática de solicitações, eliminando redigitação.
Controle de aprovação por alçada, com senha de confirmação.
Exceções por fornecedor com validade de data.
Rastreabilidade completa de todas as etapas e usuários envolvidos.
Auditoria consolidada em relatório único com exportação para Excel.
Disponibilização das rotinas de solicitação, requisitantes, setores e autorização no módulo Business.