Exportação e Importação de Cotação via Excel

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    1. CONTEXTO


    O processo de cotação de preço com fornecedores exigia que o comprador digitasse manualmente todas as respostas recebidas na rotina de Lançamento de Cotações. Isso representava retrabalho e risco de erro, principalmente em cotações com muitos itens ou com vários fornecedores.


    Com as duas novas funcionalidades entregues em conjunto, o fluxo passa a funcionar de ponta a ponta via planilha Excel: o comprador exporta a cotação no formato padrão, envia ao fornecedor para preenchimento e depois importa a planilha preenchida de volta ao sistema. As informações são carregadas automaticamente no grid, sem digitação manual.


    1

    Abrir Cotação

    Comprador abre a cotação no sistema

    2

    Exportar

    Gera .xlsx padronizado com os itens

    3

    Fornecedor

    Preenche preço, ICMS, IPI etc.

    4

    Importar

    Carrega planilha na rotina de lançamento

    5

    Conferir e Salvar

    Ajusta se necessário e grava a cotação


    2. O QUE HA DE NOVO


    • Botão Exportar na rotina de Abertura de Cotação: gera arquivo .xlsx padronizado com os dados da cotação para envio ao fornecedor.

    • Botão Importar na rotina de Lançamento de Cotações: lê a planilha preenchida pelo fornecedor e popula automaticamente os campos no grid da cotação.

    • As duas funcionalidades funcionam de forma independente da cotação web existente.



      Parte 1 de 2   Exportar Cotação para Excel


    3. COMO ACESSAR (EXPORTAR)


    Caminho: Compras > Cotação de Produtos > Abertura de Cotação


    4. O QUE MUDA NA TELA


    A barra de ações da rotina Abertura de Cotação passa a exibir o botão Exportar com ícone do Excel. O botão fica habilitado apenas quando houver uma cotação carregada em modo de consulta. Fora dessa condição, o botão permanece desabilitado.


    Rotina de Abertura de Cotação com o novo botão Exportar na barra de ações.


    5. COMO USAR


    1. Acesse Compras > Cotação de Produtos > Abertura de Cotação.

    2. Localize e abra a cotação desejada em modo de consulta.

    3. Clique no botão Exportar (ícone do Excel) na barra de ações.

    4. A janela padrão do Explorer do Windows será aberta para escolha do local de salvamento.

    5. Escolha a pasta e confirme. O arquivo será gerado no formato .xlsx.

    6. Envie o arquivo ao fornecedor para preenchimento dos campos comerciais.


    ℹ

    Não é necessário ter o Microsoft Excel instalado

    O arquivo .xlsx é gerado pelo sistema independentemente de o computador ter o Excel instalado. Qualquer editor de planilhas compatível pode abri-lo.


    6. ESTRUTURA DA PLANILHA EXPORTADA


    O arquivo é organizado em duas abas:


    Aba 1: Cabeçalho


    Célula

    Campo

    Conteúdo

    A1 / A2

    CNPJ DO FORNECEDOR*

    Célula A1 e o título; célula A2 fica em branco para o fornecedor preencher o CNPJ sem máscara.

    B1 / B2

    NÚMERO DA COTAÇÃO*

    Célula B1 e o título; célula B2 traz o número da cotação (ex: 000003). Formatado como texto para preservar zeros a esquerda.

    C1 / C2

    DATA DA COTAÇÃO

    Célula C1 e o título; célula C2 traz a data da cotação (ex: 13/03/2026).

    D1 / D2

    COMPRADOR

    Célula D1 e o título; célula D2 traz o código e nome do comprador (ex: 001 - RAFAEL).

    E1 / E2

    OBSERVAÇÃO

    Célula E1 e o título; célula E2 traz a observação registrada na cotação.


    ⚠

    Campos marcados com * são críticos para a importação

    CNPJ DO FORNECEDOR (A2) e NÚMERO DA COTAÇÃO (B2) são usados pelo sistema para validar e vincular a planilha ao lançamento correto. O fornecedor deve preencher o CNPJ sem máscara (apenas números).


    Aba 2: Itens


    A linha 1 traz os títulos das colunas. A partir da linha 2, os produtos são listados na mesma ordem da cotação no sistema:


    Coluna

    Campo

    Preenchido por

    Descrição

    A

    CÓDIGO

    Sistema

    Código interno do produto.

    B

    REFERÊNCIA

    Sistema

    Referência comercial do produto.

    C

    REF. FABRICANTE

    Sistema

    Referência do fabricante cadastrada no produto.

    D

    DESCRIÇÃO DO PRODUTO

    Sistema

    Descrição completa do produto.

    E

    GRADE

    Sistema

    Código e descrição da grade (quando aplicável).

    F

    QUANTIDADE

    Sistema

    Quantidade solicitada na cotação.

    G

    PREÇO

    Fornecedor

    Preço unitário a ser preenchido pelo fornecedor.

    H

    ALÍQUOTA ICMS

    Fornecedor

    Alíquota de ICMS a ser informada pelo fornecedor.

    I

    ALÍQUOTA IPI

    Fornecedor

    Alíquota de IPI a ser informada pelo fornecedor.

    J

    VALOR ICMS ST

    Fornecedor

    Valor de ICMS Substituição Tributária.

    K

    VALOR TOTAL

    Fornecedor

    Valor total do item (preço x quantidade +/- impostos).


    Legenda: Preenchido pelo Sistema   |   Preenchido pelo Fornecedor



      Parte 2 de 2   Importar Cotação via Planilha Excel


    7. COMO ACESSAR (IMPORTAR)


    Caminho: Compras > Cotação de Produtos > Lançamento de Cotações


    8. O QUE MUDA NA TELA


    A barra de ações da rotina Lançamento de Cotações passa a exibir o botão Importar com ícone do Excel. O botão fica habilitado apenas quando a rotina estiver em modo de inclusão. Nos modos de consulta, alteração ou exclusão, o botão permanece desabilitado.


    Rotina de Lançamento de Cotações com o novo botão Importar na barra de ações.


    9. COMO USAR


    1. Acesse Compras > Cotação de Produtos > Lançamento de Cotações.

    2. Certifique-se de que a rotina esta em modo de inclusão.

    3. Informe a Filial para a qual será realizada a importação (único campo obrigatório antes de importar).

    4. Clique no botão Importar (ícone do Excel). Não e necessário informar cotação ou fornecedor previamente.

    5. Na janela do Explorer do Windows, localize e selecione o arquivo .xlsx preenchido pelo fornecedor.

    6. Clique em Abrir. O sistema fara as validações automaticamente e carregara os dados no grid.

    7. Verifique os dados importados no grid e preencha o prazo de pagamento e o prazo de entrega. Ajuste qualquer campo manualmente se necessário.

    8. Clique em Gravar para finalizar o lançamento da cotação.


    Tela de Lançamento de Cotações com os dados da planilha importados e populados no grid de produtos.


    10. VALIDAÇÕES REALIZADAS NA IMPORTAÇÃO


    Ao abrir a planilha selecionada, o sistema executa automaticamente as seguintes validações, nesta ordem:


    10.1  Número da cotação


    Situação

    Mensagem exibida / Comportamento

    Número da cotação não existe na filial logada

    "A planilha selecionada referente a cotação no. XXXX não foi identificada no sistema. Não será possível realizar a importação."

    Importação bloqueada.

    Número da cotação pertence a outra filial

    "A planilha selecionada referente a cotação no. XXXX pertence a filial XX - Nome da Filial. Não será possível realizar a importação."

    Importação bloqueada.


    10.2  Fornecedor (via CNPJ da célula A2)


    Situação

    Comportamento do sistema

    CNPJ da planilha difere do fornecedor da cotação

    Importação bloqueada com alerta: "CNPJ da planilha diverge do CNPJ associado ao Fornecedor que esta na cotação."

    Fornecedor não encontrado no cadastro

    Sistema exibe aviso: "Fornecedor [CNPJ] não cadastrado. Deseja cadastra-lo?"

    Se o usuário clicar em SIM: o sistema cadastra o fornecedor automaticamente (mesmo fluxo da entrada de produtos via XML) e prossegue com a importação.

    Se o usuário clicar em NAO: a operação e abortada.

    Fornecedor encontrado e CNPJ compativel

    Importação prossegue normalmente. Os dados dos itens são carregados no grid.


    11. DADOS IMPORTADOS DA PLANILHA


    Para cada item da planilha, o sistema importa apenas os campos preenchidos pelo fornecedor. Os dados de identificação do produto (já existentes no sistema) não são sobrescritos:


    • Preço unitário

    • Alíquota ICMS

    • Alíquota IPI

    • Valor ICMS ST

    • Valor Total


    Apenas os itens existentes na cotação no sistema são considerados. Linhas extras na planilha que não correspondam a itens da cotação são ignoradas.


    12. BOAS PRATICAS E OBSERVAÇÕES


    • Não altere o layout da planilha: a estrutura das abas e a posição das células devem ser mantidas exatamente como exportadas. Qualquer alteração pode impedir a importação correta.

    • CNPJ sem máscara: oriente o fornecedor a informar o CNPJ somente com números, sem pontos, barras ou hifens.

    • Número da cotação como texto: o número da cotação é exportado formatado como texto para preservar zeros à esquerda. Caso o fornecedor ou editor de planilhas converta para número, a importação pode falhar na validação.

    • Nada é gravado automaticamente: após a importação, a rotina permanece em modo de inclusão. O comprador deve revisar os dados, preencher prazo de pagamento e prazo de entrega antes de gravar.

    • Botão Exportar x botão Importar: as duas funcionalidades são independentes e ficam em rotinas diferentes. Exportar fica em Abertura de Cotação; Importar fica em Lançamento de Cotações.


    ℹ

    Fluxo recomendado para uso conjunto

    Exporte a cotação em Abertura de Cotação, envie ao fornecedor, receba a planilha preenchida, acesse Lançamento de Cotações em modo de inclusão, informe a filial, clique em Importar, selecione o arquivo, revise o grid e grave. O lançamento completo de um fornecedor pode ser feito sem nenhuma digitação manual de valores.


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