Neste artigo você verá como funciona o recurso de Painel de Entrada de Notas. Primeiro um vídeo de como funciona a rotina como um todo e logo abaixo um passo a passo detalhado sobre ela para que você não perca nenhum detalhe!
O novo Painel de Entrada de Notas Fiscais está disponível no seu sistema Resulth. Com ele, você pode importar suas notas fiscais de forma rápida e fácil, sem precisar sair do sistema. A ativação dele é automática, a partir da versão 27.09CC. Caso não esteja acessível para você, entre em contato com nosso suporte!
Mas para o que ele serve?
Com essa nova rotina você verá as notas fiscais que seus fornecedores emitiram para você. Por exemplo, você comprou suas mercadorias com um determinado fornecedor.
A partir do momento que ele emitir a nota fiscal para você, com a nova rotina de Painel de Entradas de Notas Fiscais você já pode verificar a emissão dela e já se programar para receber suas mercadorias, realizar o manifesto de destinatário (confirmação e recebimento de uma nota fiscal) e outras funções que vamos mostrar abaixo.
Quais são os benefícios para você usar o Painel de Entrada de Notas Fiscais?
Veja o que você ganhará usando o novo Painel de Entrada de Notas fiscais:
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Controle sobre as NF-es emitidas contra o seu CNPJ: Garanta que todas as notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ estejam registradas no sistema;
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Evita o pagamento de tributos de forma indevida: Evite erros de cálculo e pague apenas os tributos devidos;
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Diminui o trabalho manual: Automatize o processo de importação de notas fiscais e economize tempo;
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Reduz erros manuais: Evite erros de digitação e garanta a precisão dos dados;
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Aumenta a produtividade: Aumente a eficiência dos seus processos e gerencie seu estoque com mais facilidade;
- Entrar com NF e não gerar o estoque de imediato: Adie a geração do estoque até que a mercadoria seja recebida.
Agora vamos ver como a rotina funciona! Para acessá-la, clique no ícone destacado na imagem abaixo:
Um lembrete importante antes de irmos mais a fundo nessa rotina:
Ela só funcionará somente poderá ser utilizada se sua máquina já estiver com as parametrizações de Nota Fiscal devidamente configuradas.
Mas com certeza você emite notas, não é? Então está tudo certo! Vamos em frente!
Com a nova funcionalidade, você pode pesquisar até 50 notas fiscais emitidas em nome do seu CNPJ por consulta. Além disso, você pode visualizar o DANFE e importar as notas no sistema com apenas alguns cliques. Na imagem a seguir, a tela da rotina:
Essa é a tela da rotina. Vamos citar os campos delas para que você veja o que cada um faz:
Última consulta SEFAZ: Informa a hora em que foi feita a última consulta de notas na SEFAZ;
Próxima consulta SEFAZ: Mostra o tempo necessário para que se possa refazer uma consulta na SEFAZ;
Filtro de informações: Ao acionar esse botão, será mostrada uma tela para filtrar as notas que estejam lançadas na tela da rotina. Para que o botão seja disponibilizado, o seu painel deve ter algumas notas já mostradas. Veremos isso mais a frente, não se preocupe. A tela de filtros segue abaixo:
Os campos são:
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Período: Defina as datas que deseja que o painel mostre as notas fiscais;
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CNPJ Fornecedor: Caso queira ver apenas notas fiscais de um fornecedor em específico, aqui você pode inserir o CNPJ do mesmo;
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Número NF-e: Caso queira pesquisar uma nota fiscal em específico, aqui você pode inserir o número dela;
- Chave de acesso: Semelhante ao filtro anterior, mas por chave de acesso. Terá o mesmo resultado.
Para os filtros Manifestação e Situação, existem opções que podem ser escolhidas. Vamos comentar brevemente sobre elas:
Manifestação: Antes de comentarmos cada status, vale lembrar do que se trata a Manifestação de Destinatário.
A manifestação do destinatário na Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) permite que a pessoa ou empresa (você) que recebeu a NF-e se pronuncie sobre a transação comercial descrita no documento. Isso envolve a confirmação das informações fornecidas pelo emissor da NF-e. Dito isso, temos duas etapas do processo:
Ciência da Emissão: O destinatário recebe informações sobre a existência da NF-e em questão, especialmente quando ainda não tem todos os detalhes necessários para fazer uma confirmação definitiva.
Confirmação da Operação: O destinatário confirma que a operação comercial descrita na NF-e realmente ocorreu.
Essa manifestação é importante para garantir a integridade e a veracidade das informações nas transações comerciais registradas nas NF-e.
Caso tenha mais dúvidas sobre a manifestação do destinatário, você pode conferir com o seu contador!
Agora que você já sabe o que é a manifestação do destinatário, vamos as situações que você pode escolher para filtragem para que o painel mostre apenas notas com a situação filtrada:
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Pendente: Não foi realizada nem a ciência da emissão e nem a confirmação da operação. Ou seja, você não fez o manifesto de destinatário;
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Confirmada Operação: Você fez o manifesto, confirmando a operação, ou seja, registrando o recebimento;
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Ciente da operação: Você fez parte do manifesto, alegando que você está ciente que existe uma NF-e emitida para a sua empresa;
- Operação não realizada: Você não fez nenhuma etapa do manifesto.
Para o filtro de Situação, fica mais simples. Se refere a como a nota fiscal está.
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Uso autorizado no momento da consulta: A nota emitida para você não tem nenhum impedimento ou detalhe que impeça dela estar em suas mãos;
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Uso denegado: Durante a emissão da nota, a mesma foi denegada. Caso seja essa situação, você deve entrar em contato com o fornecedor que emitiu a mesma;
- Cancelada: A nota fiscal foi emitida, porém foi cancelada.
Voltando para a tela do painel, vamos ver o restante das opções.
Consultar Painel NF-e: Ao clicar no botão, o sistema consulta as notas fiscais emitidas para o seu CNPJ na SEFAZ. As notas são baixadas, listadas na grade e ficam disponíveis para manifestação e entrada no sistema. Na imagem abaixo é mostrado o botão que comentamos:
Mais à frente veremos o painel em funcionamento. Agora indo nas configurações, , temos:
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Permite Pré-entrada de Nota Fiscal: Você pode definir se a rotina de pré-entrada estará disponível ou não. Vamos ver sobre ela em breve;
- Atualização Automática: Define se o painel irá atualizar de forma automática ou se você necessitará apertar o botão “Consultar Portão NF-e” que comentamos anteriormente;
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Oculta notas canceladas/denegadas: Você define se deseja que as notas fiscais que estejam canceladas e/ou denegadas apareçam no painel. Comentamos sobre elas anteriormente.
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Pré-Entrada NF-e: Aqui duas configurações sobre a rotina de pré-entrada NF-e, que veremos mais à frente:
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Tipo Docto: Escolha um tipo de documento padrão para que a pré-entrada de NF-e utilize;
- Conta Caixa: Escolha uma conta caixa padrão para que a pré-entrada de NF-e utilize.
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Tipo Docto: Escolha um tipo de documento padrão para que a pré-entrada de NF-e utilize;
Voltando as demais rotinas do painel, temos:
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Quantidade de NF-e (s): Mostra a quantidade de notas listadas no painel;
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Valor total das NF-e (s): Mostra o somatório do valor das notas listadas no painel;
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Legenda: Mostra o status de cada nota listada;
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Limpeza da filtragem: Acionando este botão,
, o sistema vai limpar a filtragem feita depois de utilizar o botão Consultar Painel NF-e;
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Gerar arquivo Excel: Acionando este botão,
, você irá gerar um arquivo em Excel com as notas que estão sendo mostradas no painel;
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Informações: Acionando este botão,
, você verá uma tela com as informações dessa rotina. Algumas delas já discutimos acima e outras delas vamos ver mais à frente.
Agora que você já sabe tudo sobre o que envolve a rotina, é hora de você ver como ela de fato funciona. Vamos lá!
Passo 1: Quando você clica no botão “Consultar Portal NF-e”, o sistema verifica na SEFAZ por notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ. A imagem abaixo é um exemplo:
Passo 2: Depois da consulta, 4 opções são disponibilizadas. Elas ficam ao lado direito do painel, mostrada pelos ícones. São elas:
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Impressão de XML: Permite que você imprima o DANFE a partir do XML da nota fiscal emitida contra o CNPJ da sua empresa. Para que você possa fazer isso, a nota em questão tem de ter passado pelo processo de manifestação do destinatário;
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Manifestação do destinatário: Clicando nesse ícone, você pode acessar a rotina de manifestação de destinatário e realizar o manifesto da nota fiscal em questão. Caso você não saiba como realizar o manifesto, clique aqui para aprender!
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Pré-Entrada de notas: Antes explicarmos sobre essa rotina, vale mencionar que ela só aparecerá no painel se a opção Permite Pré-entrada de Nota Fiscal esteja marcada. Mencionamos sobre as opções do painel de notas mais acima.
Dito isso, vamos lá!
Uma das vantagens da mais recente adição à funcionalidade de pré-entrada de notas fiscais reside no fato de que, a partir do momento em que você registra essa nota, seu estoque não está imediatamente disponível para a venda. Isso ocorre porque é necessário realizar uma série de ações antes de disponibilizar os produtos ao público.
Tais tarefas incluem a organização dos produtos nas prateleiras, a definição dos preços de venda, a aplicação de etiquetas, entre outras responsabilidades.
Em muitos casos, a pessoa que registra a nota é a mesma que se encarregará de realizar essas atividades. Portanto, é necessário um intervalo de tempo entre o registro da nota fiscal e a ida física para alocar os produtos nas prateleiras da loja e etiquetar cada um deles com seus respectivos preços.
Vale lembrar que: A Pré-entrada se trata de uma entrada da nota fiscal que vai ser lançada no sistema, porém não atualiza estoque dos produtos nesse momento.
Agora que você já sabe o potencial da pré-entrada de notas, vamos ver como ela de fato funciona. É bem simples!
Ao clicar no botão de pré-entrada, o sistema começa a registrar a nota. Ele exibe uma tela onde você precisa escolher o tipo de operação e a conta caixa que será utilizada na entrada da nota:
Depois de inserir essas informações e clicar em <OK>, o sistema exibe a tela para adicionar os produtos e importa automaticamente usando a chave de acesso.
Quando você consulta a nota após a Pré-entrada, o sistema mostra os detalhes, como na imagem abaixo:
Essa informação somente aparece quando a nota está em pré-entrada, e ao clicar no botão, o sistema atualiza o estoque dos itens da nota.
Voltando ao painel temos o botão , Confirmação de Pré-entrada, que como o nome já diz, ele vai confirmar a operação de Pré-entrada de Notas que você realizou.
É bom lembrar que a disponibilidade do botão de “Confirmação de Pré-entrada” (o destacado na imagem anterior) depende da configuração do parâmetro “Permite Pré-entrada de nota fiscal”.
Se estiver desativado, o sistema realiza o mesmo processo descrito anteriormente, mas não considera como pré-entrada, trata-se de uma entrada direta da nota fiscal. Se o parâmetro estiver ativado, o sistema se comporta de duas maneiras diferentes:
- Se o botão for clicado e não houver uma pré-entrada registrada para a nota, o sistema fará a entrada direta da nota, atualizando o estoque;
- Se você clicar no botão e já tiver feito uma pré-entrada para a nota, o sistema exibirá uma mensagem de confirmação para adicionar os itens ao estoque. Ao clicar em <sim>, os itens serão adicionados ao estoque e a nota será removida da lista de notas pendentes.
Ufa! Conversamos bastante sobre essa rotina. Mas vai valer a pena. Com ela te ajudando no seu dia a dia, suas entradas de produtos ficarão mais rápidas e intuitivas.
E antes de encerramos esse assunto, alguns pontos positivos que você terá ao ter o controle sobre as notas emitidas contra o CNPJ da sua empresa:
- Obter crédito em bancos e administradoras de crédito ilegalmente;
- Acobertar operações ilegais;
- Transferir créditos de ICMS ilegalmente;
- Usar de forma indevida a Inscrição Estadual para acobertar operações fraudulentas de remessas de mercadorias.
Terminamos! Agora é com você! Bons negócios!